檔案管理

《檔案管理》
．檔案管理制度
　→折衷制：
　　⊙機關內將不常調閱之檔案交由檔案處集中管理，而將常調閱之案卷交由各單位自行保管的檔案管理組織
　→集中管理制
　　⊙優點：減少檔案管理所需的成本與人力
　→分儲管理制（分散制）
　　⊙優點：避免大量人員接觸，容易保密。
．檔案管理之方法，應採統一管理方法，由檔案管理單位集中管理。
．整個檔案管理的中心工作是【分類】 。
．檔案管理有三大目的
　→無漏目
　→無閒時
　→無廢卷：定期清理檔案，使每一檔案皆具參考與保留價值。
．逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催

．檔案管理作業事項用詞，定義如下：
　→點收：指檔案管理單位或人員將辦畢歸檔之案件，予以清點受領。
　→立案：指就檔案之性質及案情，歸入適當類目，並建立簡要案名。
　→編目：指就檔案之內容及形式特徵，依檔案編目規範著錄整理後，製成檔
案目錄。
　→保管：指將檔案依序整理完竣，以原件裝訂或併採微縮、電子或其他方式
儲存後，分置妥善存放。
　→檢調：指機關內或機關間因業務需要，提出檔案借調或調用申請，由檔案
管理人員依權責長官之核定，檢取檔案提供參閱 。
　→清理：指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永
久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理。
　→安全維護：指為維護檔案安全及完整，避免檔案受損、變質、消滅、失竊
等，而採行之防護及對已受損檔案進行之修護。